Pentingnya Pengelolaan Kearsipan di Perguruan Tinggi
By Abdi Satria
nusakini.com-Jakarta- Penyelenggaraan kearsipan menjadi elemen penting dalam dunia pemerintahan yang berperan sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan menjadi alat pengawasan sebagai bukti transparansi kinerja birokrasi. Begitu pun dengan penyelenggaraan kearsipan yang dilakukan di lingkungan perguruan tinggi, dimana hal ini pun menjadi satu kesatuan dengan penyelenggaraan kearsipan nasional.
“Pengelolaan arsip di perguruan tinggi menjadi sangat penting. Karena arsip yang tercipta dapat menggambarkan seluruh aspek aktivitas yang terjadi di perguruan tinggi, baik sebagai lembaga keilmuan, lembaga riset, dan lembaga layanan publik,” jelas Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) Tjahjo Kumolo dalam Webinar Nasional 2020 yang diselenggarakan oleh Universitas Indonesia (UI) dan Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi Indonesia (PAPTI), Senin (19/10).
Berbagai arsip yang tercipta di lingkungan perguruan tinggi pun bukan hanya sekadar bukti akuntabilitas penyelenggaraan pendidikan tinggi saja. Arsip tersebut dapat menjadi sumber pembelajaran dan acuan bagi dosen, mahasiswa, maupun masyarakat umum yang membutuhkan. Dengan demikian, arsip memiliki peranan besar dalam mendukung visi dan misi organisasi perguruan tinggi.
Dalam acara yang bertajuk Quo Vadis Universitas Archives ‘Satu Dasawarsa UU No. 43/2009 Tentang Kearsipan” tersebut, Tjahjo menekankan bahwa pengelolaan arsip menjadi kegiatan krusial dalam berjalannya suatu organisasi dan pemerintahan, termasuk perguruan tinggi. Dikatakan krusial sebab pengelolaan arsip adalah pekerjaan mengelola informasi.
Karena krusialnya pengelolaan arsip, maka tidak bisa sembarang orang dapat melakukan pekerjaan tersebut. Dibutuhkan suatu kompetensi tertentu dan keahlian yang spesifik agar pengelolaan kearsipan dapat dilakukan dengan serius dan sungguh-sungguh.
Pentingnya peranan kearsipan juga harus didukung dengan suatu sistem kearsipan nasional agar penyelenggaraan kearsipan pemerintah dapat dilakukan secara komprehensif dan terpadu. Selain UU Kearsipan, untuk menjamin berjalannya pengelolaan kearsipan dengan baik, pemerintah telah menetapkan bahwa arsip menjadi salah satu unsur penilaian yang juga mendukung indikator keberhasilan reformasi birokrasi.
“Pengelolaan arsip yang terpadu tentunya akan mendukung pemerintahan yang efektif, efisien, serta akan menciptakan pelayanan publik yang tepat, cepat, dan aman,” ujar Tjahjo.
Untuk mewujudkan hal tersebut, pemerintah, melalui Kementerian PANRB, akan menetapkan aplikasi umum di bidang kearsipan dinamis. Adanya aplikasi umum ini menjadi langkah konkret pemerintah dalam menciptakan pengelolaan kearsipan yang terpadu, yang juga sebagai implementasi Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE).
Melalui aplikasi umum, tata lintas data kearsipan pemerintah dapat dijalankan secara terintegrasi, autentik, andal, dinamis, aman, hingga melindungi kepentingan negara serta menyajikan berbagai solusi untuk peningkatan kualitas kebijakan publik. Selain itu, aplikasi umum akan memberikan kemudahan dalam berbagi pakai arsip dan informasi kearsipan antar-instansi pemerintah.
“Aplikasi umum ini dapat menciptakan penyelenggaraan arsip yang baik di instansi pemerintah. Dimana penyelenggaraan kearsipan yang baik akan memudahkan siapapun untuk mengakses dan melacak informasi yang diperlukan,” lanjutnya.
Dengan adanya aplikasi umum, maka masing-masing instansi pemerintah, termasuk perguruan tinggi, tidak perlu lagi membuat aplikasi kearsipan sendiri. Hal ini semata agar data kearsipan pemerintah dapat terintegrasi dan dapat menghemat biaya pembuatan aplikasi.
Tjahjo juga mengingatkan bahwa arsip perlu diberikan perlindungan dan penyelamatan sebagai antisipasi jika terjadi bencana. Berbagai upaya penyelamatan arsip dapat dilakukan seperti memberikan prioritas untuk tempat penyimpanan dan perlindungan arsip. Salah satunya perlindungan dan penyelamatan arsip yang dihasilkan dalam penanganan Covid-19 yang merupakan inisiatif Kementerian PANRB dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Inistiatif itu tertuang dalam SE Menteri PANRB No. 62/2020 tentang Penyelamatan Arsip Penanganan Covid-19 dalam Mendukung Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Melalui kebijakan tersebut, ditekankan pentingnya pengelolaan arsip yang bernilai guna kesejarahan agar dapat dengan mudah ditelusuri dan tetap terjaga keutuhan informasi yang dikandungnya.
Untuk itu, Tjahjo berharap agar perguruan tinggi dapat merekrut arsiparis yang memiliki keahlian serta meningkatkan kompetensi arsiparis yang sudah ada. “Ini agar pengelolaan arsip di lingkungan perguran tinggi dapat dilaksanakan dengan komprehensif, optimal, dan profesional, serta seluruh kearsipannya dapat terekam utuh, baik secara manual maupun digital,” pungkas Tjahjo.(p/ab)