Pendokumentasian proses pembelajaran sebagai instrumen evaluasi pelatihan

By Admin


Oleh: Edi Kurniadi

nusakini.com - Seorang anggota panitia pelatihan mencurahkan pengalamannya waktu bertugas piket di kelas pada saat rapat evaluasi pelatihan.“Mohon maaf Pak, saya mau melaporkan bahwa pada saat pelatihan kemarin, widyaiswara yang mengampu materi ........ lebih banyak menyampaikan pengalaman dia waktu menjabat sebagai Kepala Bidang di Kanwil Kehutanan.....”. Sementara seorang widyaiswara yang mengampu materi menyampaikan ...” Panitia kurang teliti dalam menyiapkan peralatan karena ada alat yang tidak dapat digunakan...”

Itulah sebuah contoh informasi yang saya dapatkan baik dari panitia maupun dari widyaiswara pada rapat evaluasi pelaksanaan pelatihan sekitar tahun 2003. Saat itu saya sebagai Kepala Seksi Penyelenggaraan Diklat (SPD) di Balai Diklat Kehutanan Kadipaten. Pada rapat evaluasi tersebut, saya tidak bisa berbuat apa-apa kecuali memohon semua pihak untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya. Saya tidak punya dokumentasi dari proses pembelajaran. Kejadian seperti itu membuat saya berpikir strategi apa agar setiap kejadian bisa dilacak. Maka satu alternatif strategi adalah melakukan suatu kegiatan pendokumentasian proses pembelajaran setiap sesi pelatihan.

Proses pembelajaran merupakan kegiatan utama dari suatu rangkaian kegiatan pelatihan, setelah segala persiapan baik penyiapan peserta, penyiapan pengajar, penyiapan alat bantu pembelajaran, lokasi praktek, serta kepanitiaan. Panitia biasanya membuat jadwal pelatihan setiap sesi, siapa mengajar apa. Selain itu panitia juga membuat jadwal petugas piket setiap sesi. dan semua melaksanakan tugasnya. Apakah dianggap tugas panitia sudah beres ? ada yang beranggapan apabila di kelas sudah ada pengajar yang mengisi sesi maka selesailah tugas panitia. Pertanyaannya adalah, apakah kita tahu apa yang disampaikan oleh pengajar atau widyaiswara, bagaimana aktivitas atau partisipasi dari peserta, apakah alat bantu pembelajaran sudah tersedia dan sesuai, apakah tidak ada gangguan luar seperti listrik mati, ada suara yang mengganggu. Atau apakah kegiatan praktek sesuai yang direncanakan, dan hal-hali lain terkait pelaksanaan pelatihan.

Kejadian yang sering dilaporkan dari proses pembelajaran misalnya, pengajar hanya menyampaikan pengalamannya pada saat menjabat. Pengajar pada saat diskusi mengalihkan pokok bahasan karena tidak memahami materi. Pelatihan yang metodanya team teaching malah didominasi oleh satu orang. Peserta pelatihan sering keluar masuk, atau ngobrol. Peralatan praktek tidak dapat digunakan. Widyaiswara melaporkan bahwa panitia tidak menyediakan alat bantu pembelajaran yang dipesan widyaiswara. Tentu masih banyak lagi permasalahan yang terjadi di saat proses pembelajaran.

Kegiatan penting untuk menjamin kualitas pelatihan adalah adanya pendokumentasian proses pembelajaran. Kegiatan ini tidak ubahnya seperti pesawat CCTV yang dilakukan secara manual. Petugas yang melakukan pencatatan proses pembelajaran hanya mencatat apa yang terjadi pada saat proses pembelajaran baik di kelas maupun di lapangan. Petugas tersebut tidak melakukan penilaian terhadap widyaiswara atau peserta. Hasil dari pencatatan tersebut disampaikan kepada ketua panitia, dan secara hirarki dilaporkan ke pejabat struktural.

Sebelum petugas melaksanakan pencatatan proses pembelajaran, yang bersangkutan harus membawa rancangan pembelajaran yang sudah disusun oleh widyaiswara. Dari rancangan tersebut, petugas mencatat pokok bahasan apa yang akan dibahas. Selanjutnya petugas mencatat materi apa yang disampaikan, apa metodanya. Apabila ada diskusi, catat siapa yang bicara, apa pendapatnya, bagaimana respon dari widyaiswara. Apabila widyaiswara memberikan penugasan, dicatat apa yang dilakukan oleh widyaiswara dalam memfasilitasi penugasan. Apabila hasil diskusi selesai bagaimana penutupannya, apakah presentasi setiap kelompok, apakah ditempel saja, dan lain-lain.

Petugas juga mencatat partisipasi peserta selama pembelajaran. Apabila ada yang sering keluar masuk, atau aktivitasnya tidak biasa, maka dicatat. Demikian pula apabila terdapat gangguan teknis seperti proyektor putus, atau mic tidak lancar, atau memerlukan alat bantu pembelajaran, maka petugas pun mencatat sambil membantu menyampaikan kepada petugas yang berwenang. Di sini peran petugas pencatat proses pembelajaran sangat vital untuk meyakinkan bahwa proses pembelajaran berjalan sesuai yang direncanakan.

petugas menyampaikan hasil proses pencatatan kepada Ketua panitia pada sore hari. Apabila terdapat hal-hal yang harus segera dilakukan tindakan, maka ketua panitia langsung berkomunikasi dengan pihak terkait untuk ditindaklanjuti. Akan tetap apabila tidak ada masalah yang perlu segera ditangani, maka laporan hasil pencatatan disampaikan kepada Kepala Seksi untuk dianalisis dan selanjutnya digunakan sebagai salah satu bahan evaluasi, baik menjelang akhir pelatihan maupun evaluasi pelaksanaan pelatihan. 

Informasi tentang partisipasi peserta dapat digunakan untuk penilaian peserta. Adapun pencatatan proses pembelajaran dapat digunakan untuk bahan evaluasi penyelenggaraan pelatihan, apakah metoda pembelajaran sudah dilaksanakan secara efektip, apakah waktu praktek sudah digunakan secara baik, dan lain-lain. Pencatatan proses pembelajaran dapat dianggap sebagai CCTV pelaksanaan pelatihan, dan akan diputar kembali untuk keperluan evaluasi.

Kegiatan proses pembelajaran memerlukan dukungan anggaran sebagai insentif bagi petugas yang melaksanakan pencatatan. Pada awal kegiatan ini dilaksanakan, belum ada anggaran atau honorarium bagi petugas pencatat proses pembelajaran. Saya sebagai KSPD, setelah mendapat persetujuan Kepala Balai, saat itu mengusulkan kepada Pusat Diklat Kehutanan melalui Kepala Bidang Penyelenggaraan Diklat (Bapak Ir. Sugeng Marsudiarto, M.Sc) agar bisa dialokasikan honorarium petugas pendokumentasian proses pembelajaran. Beliau mengatakan bahwa panitia kan sudah ada honornya. Saya sampaikan bahwa honorarium panitia tersebut adalah untuk melaksanakan pelatihan yang satuannya adalah OB (Orang Bulan), bukan untuk melakukan pendokumentasian yang satuannya OJ (Orang Jam, seperti honorarium mengajar),  

Saya membawa 3 buku laporan pelaksanaan pelatihan. Satu buku adalah laporan pelaksanaan pelatihan secara administrasi, yang isinya bersifat adminitratif mulai dari dasar hukum sampai kelulusan peserta. Satu buku laporan adalah hasil pendokumentasian proses pembelajaran. Buku ketiga adalah ringkasan dari Buku laporan administasi dan buku laporan pendokumentasian. Buku laporan pendokumentasian lembarannya lebih banyak daripada buku laporan administrasi, karena seperti jurnal harian.

Setelah berhasil menjelaskan kepada Kepala Bidang, selanjutnya Kepala Bidang penyelenggaraan Pelatihan berkomunikasi dengan Kepala Bidang Program dan Anggaran Pusat Diklat Kehutanan (Bapak Ir. Dedy Haryadi, M.Sc). Setelah beberapa kali konsultasi, akhirnya Pusat Diklat Kehutanan menyetujui honorarium petugas pencatatan proses pembelajaran, yang dibayar setiap jam pelatihan. Namun, pelaksanaan pendokumentasian proses pembelajaran tersebut belum menjadi pedoman wajib bagi setiap pelatihan di lingkup Pusat Diklat Kehutanan, hingga saat ini. 

Pelaksanaan pencatatan proses pembelajaran memerlukan beberapa keterampilan, antara keterampilan mendengarkan/menyimak, keterampilan menulis/mengetik, keterampilan mencermati. Selain itu diperlukan beberapa sikap antara lain sikap sabar, integritas dan tekun. Beberapa hasil pencatatan proses pembelajaran yang saya cermati, masih banyak yang belum tahu apa yang harus ditulis. Mereka kebanyakan menuliskan materi yang ada di layar sesuai bahan tayang, dan sedikit sekali yang mencatat metoda pembelajaran dan partisipasi peserta. Hal ini kemungkinan karena menulis materi yang ditayangkan lebih mudah daripada menulis hal lain yang tidak ada tulisannya (harus mengarang).

Beberapa upaya telah dilakukan untuk meningkatkan kapasitas petugas pencatat proses pembelajaran. Sebagian berar berupa sharing pengalaman diantara petugas pendokumentasian. Terakhir pada tahun 2018 kami melaksanakan inhouse training pendokumentasian proses pembelajaran yang difasilitasi oleh GIZ Forclime.

Walaupun kegiatan pencatatan proses pembelajaran belum menjadi kegiatan wajib bagi pelaksana pelatihan, akan tetapi saya selalu memberlakukan kegiatan teresebut. Saya meyakini bahwa hasil dari pencatatan proses pembelajaran, apabila dilakukan dengan baik dan benar akan menjadi instrumen monitoring dan evaluasi pelatihan.