Digitalisasi Arsip Lembaga Keuangan, Sebuah Keniscayaan
By Admin
nusakini.com--Kelemahan pengelolaan kearsipan secara manual oleh instansi pemerintah dapat diatasi dengan melakukan transformasi manajemen kearsipan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi (TIK).
Hal ini juga merupakan keniscayaan setiap instansi pemerintah maupun swasta di sektor keuangan di era ekonomi digital. Mereka mengalami evolusi digitalisasi untuk memberikan layanan digital, seperti layanan perbankan digital dan layanan pembayaran digital (non-cash/digital payment).
Demikian disampaikan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) dalam sambutannya pada Seminar Nasional Kearsipan Program Nasional Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) Mencetak SDM Arsip yang Profesional di Era Digital yang diselenggarakan oleh Otoritas Jasa Keuangan (OJK) yang diwakili Deputi Kelembagaan dan Tatalaksana Rini Widyantini di Jakarta, kemarin.
Dikatakan, pencatatan informasi keuangan sudah seharusnya mengikuti kaidah-kaidah atau prinsip-prinsip kearsipan sehingga menempatkan informasi keuangan tidak hanya sebagai catatan historis, tetapi juga memiliki nilai manfaat dalam pengambilan berbagai keputusan strategis maupun taktis yang secara dinamis diperlukan dalam aktivitas sektor keuangan. “Karena arsip memiliki peran strategis, maka arsip harus dikelola dengan baik sehingga pada saat membutuhkan akan cepat tersedia, lengkap dan akurat,” ujarnya.
Pengelolaan kearsipan secara manual yang dilakukan oleh instansi pemerintah selama ini mempunyai beberapa kelemahan. Kelemahan itu antara lain, membutuhkan ruang dan tempat penyimpanan yang besar, risiko kerusakan arsip akibat bencana. Selain itu, membutuhkan sumber daya manusia yang relatif banyak, serta, serta waktu pencarian arsip yang lama. “Kelemahan tersebut kini dapat diatasi dengan melakukan transformasi manajemen kearsipan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi (TIK),” imbuh Rini.
Lebih lajut dikatakan, memasuki era ekonomi digital, suatu keniscayaan setiap instansi pemerintah maupun swasta di sektor keuangan mengalami evolusi digitalisasi untuk memberikan layanan digital seperti layanan perbankan digital dan layanan pembayaran digital (non-cash/digital payment).
Layanan ini ditujukan untuk memudahkan bagi instansi pemerintah, pelaku usaha, dan masyarakat dalam melakukan transaksi keuangan dengan memanfaatkan TIK.
Diakui, pengelolaan kearsipan secara elektronik merupakan hal yang fundamental bagi keberlangsungan bisnis suatu institusi yang disebabkan tuntutan untuk beradaptasi dengan lingkungan ekonomi digital. Meskipun demikian, pengelolaan arsip elektronik memiliki sejumlah tantangan sehingga dalam penerapannya perlu kehati-hatian dan ketelitian.
Isu utama dari pengelolaan kearsipan secara elektronik, menurut Rini adalah keamanan arsip, mulai dari menjaga dan mendeteksi keaslian (otentisitas) dan keutuhan (integritas) dari arsip elektronik karena arsip elektronik dapat dengan mudah dimanipulasi atau dirusak.
Dalam hal ini, peran Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) sangat diperlukan untuk menerapkan standar keamanan arsip elektronik. Keamanan yang tangguh pada penerapan arsip elektronik berdampak pada meningkatnya kepercayaan masyarakat kepada layanan yang diberikan pemerintah khususnya terkait perlindungan transaksi keuangan dan informasi pribadi.
Ditambahkan, secara internal institusi/lembaga keuangan, perlu dilakukan transformasi kapasitas sumber daya manusia khususnya arsiparis agar memiliki literasi TIK yang memadai. Pasalnya, selama ini arsiparis bekerja pada arsip manual, sehingga harus ditingkatkan kapasitasnya untuk menangani arsip elektronik, misalnya, melalui diklat. Konsekwensinya, kurikulum Diklat Kearsipan juga harus bisa mengakomodasi kebutuhan arsip elektronik tersebut. “Dalam memenuhi penambahan pegawai, rekrutmen pegawai arsiparis harus mensyaratkan kemampuan TIK,” tegasnya.
Dalam kesempatan itu Rini juga mengatakan, dalam melakukan transaksi keuangan, arsip elektronik memungkinkan berbagi informasi atau pertukaran informasi kearsipan antar instansi atau lembaga keuangan. Dalam hal ini, peran Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah membangun Electronic Record Management atau Manajemen Arsip Elektronik untuk dijadikan standar bagi semua instansi/lembaga keuangan sehingga pertukaran dan berbagi informasi kearsipan dapat diwujudkan.
Manajemen Arsip Elektronik yang dibangun oleh ANRI mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup institusi, baik instansi pemerintah maupun swasta. Arsip elektronik dapat bermanfaat secara optimal bagi institusi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip elektronik tidak dikelola dengan tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu institusi.
Namun diingatkan bahwa dalam penerapan manajemen arsip elektronik, harus efisien dalam pembiayaan, baik pembiayaan yang dikeluarkan oleh institusi maupun pembiayaan yang dikeluarkan oleh pelaku usaha dan masyarakat. Dengan demikian, peningkatan kualitas layanan digital di sektor keuangan harus memperlihatkan efisiensi tanpa kehilangan efektivitasnya.
Hal ini sejalan dengan arahan Presiden Joko Widodo, yang harus mengedepankan efisiensi dalam penyelenggaraan pemerintahan dan harus menghindari pengeluaran yang tidak perlu dan mengakibatkan pemborosan keuangan negara. “Sudah bukan saatnya lagi, kinerja pemerintahan diukur dari penyerapan anggaran, tetapi harus diukur dari seberapa besar manfaatnya untuk rakyat,” tegas Rini. (p/ab)